답장이 늦었을 때 쓰는 정중한 사과 표현 5가지
답장 늦었을 때 사과 때문에 고민이신가요? 상대방의 기다림과 실망감, 그리고 관계 악화에 대한 걱정으로 답장을 망설이고 계신다면, 이 글이 명확한 해결책이 될 거예요.
현대 사회의 빠른 소통 속도 속에서 답장 지연은 관계에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 이 글에서는 답장이 늦었을 때 신뢰를 회복하고 관계를 원만하게 유지할 수 있는 정중한 사과 표현 5가지와 함께, 상황별 맞춤 전략, 그리고 반드시 알아야 할 주의사항까지 모두 다룰 거예요.
특히, '진정성 있는 사과'와 '상황에 맞는 어조 선택'은 어떤 표현보다 중요합니다. 이 글을 통해 답장 지연으로 인한 어색함을 극복하고, 더욱 건강한 소통 관계를 만들어나가시길 바랍니다!
🍎 답장 지연, 왜 문제일까요?
답장이 늦었을 때, 왜 우리는 사과해야 하는 걸까요? 단순히 예의를 지키는 것을 넘어, 답장 지연은 상대방에게 여러 부정적인 신호를 보낼 수 있기 때문이에요.
먼저, 상대방은 무시당하거나 중요하지 않다고 느낄 수 있어요. 특히 비즈니스 관계에서는 업무 처리 능력이나 책임감에 대한 의구심을 갖게 할 수도 있고요. 개인적인 관계에서는 소홀함이나 무관심으로 비춰져 서운함이나 불신을 야기할 수 있습니다.
과거 서신 교환 시대와 달리, 현대는 즉각적인 소통을 당연하게 여기는 시대예요. 이러한 환경에서 답장 지연은 관계의 단절로 이어질 수 있는 심각한 문제가 될 수 있어요. 따라서 신속하고 정중한 사과 표현의 중요성은 더욱 커지고 있습니다.
잘못된 소통은 오해를 낳고 관계를 악화시키지만, 반대로 진솔하고 정중한 사과는 오히려 신뢰를 회복하고 관계를 더욱 돈독하게 만드는 계기가 될 수 있습니다.
이러한 답장 지연의 문제점을 명확히 인지하고, 다음 섹션에서 배울 핵심 요소들을 통해 어떻게 정중하게 사과할 수 있는지 알아보겠습니다.
💡 핵심 포인트: 답장 지연은 상대방에게 무시, 불신, 책임감 부족 등의 부정적인 인식을 심어줄 수 있으며, 이는 관계 악화로 이어질 수 있어요.
📊 답장 지연이 관계에 미치는 영향
| 영향 구분 | 비즈니스 관계 | 개인적 관계 | 종합적 영향 |
|---|---|---|---|
| 인지되는 태도 | 무능함, 무책임, 비효율성 | 무관심, 소홀함, 배려 부족 | 신뢰도 하락, 관계 악화 |
| 업무/관계 진행 | 프로젝트 지연, 기회 상실 | 오해 발생, 갈등 심화 | 효율성 저하, 관계 단절 위험 |
🛒 정중한 사과를 위한 핵심 요소
성공적인 사과는 단순히 "미안합니다"라고 말하는 것 이상을 요구해요. 상대방의 감정을 이해하고, 관계를 회복하려는 진정성을 보여주는 것이 중요하죠. 이를 위해 반드시 포함되어야 할 다섯 가지 핵심 요소를 살펴보겠습니다.
첫째, **신속성**입니다. 답장이 늦었음을 인지하는 즉시, 혹은 가능한 한 빨리 사과하는 것이 중요해요. 시간이 지체될수록 상대방의 실망감은 커지고, 사과의 효과는 줄어들 수 있습니다.
둘째, **명확한 사과**입니다. 회피하거나 축소하지 않고, 답장이 늦은 점에 대해 명확하게 사과해야 해요. "답변이 늦어져 죄송합니다", "회신이 늦은 점 사과드립니다"와 같이 직접적으로 표현하는 것이 좋습니다.
셋째, **간결한 이유 설명 (선택 사항)**입니다. 지연 사유를 간단히 언급하면 상대방의 이해를 도울 수 있지만, 변명처럼 들리지 않도록 주의해야 해요. 상황에 따라서는 이유 설명 없이 진솔한 사과만 하는 것이 더 나을 수도 있습니다.
넷째, **책임 인정**입니다. 자신의 지연임을 인정하고, 상대방이 기다렸을 시간에 대한 미안함을 표현하는 것이 중요해요. "기다리게 해드려 죄송합니다"와 같은 표현은 진정성을 더해줍니다.
마지막 다섯째, **향후 개선 의지**입니다. 앞으로는 신속하게 소통하겠다는 의지를 간략하게 보여주는 것이 좋습니다. "앞으로는 더욱 신속하게 답변드리도록 노력하겠습니다"와 같은 말은 신뢰를 회복하는 데 도움이 됩니다.
이 다섯 가지 핵심 요소를 바탕으로, 다음 섹션에서는 실제 상황에 적용할 수 있는 구체적인 사과 표현들을 살펴보겠습니다.
💡 핵심 포인트: 신속성, 명확한 사과, 간결한 이유 설명(선택), 책임 인정, 향후 개선 의지. 이 다섯 가지 요소가 정중한 사과의 기본입니다.
🍳 실전! 상황별 정중한 사과 표현 5가지
이제 앞서 배운 핵심 요소들을 바탕으로, 실제 다양한 상황에서 활용할 수 있는 정중한 사과 표현 5가지를 예시와 함께 알아보겠습니다.
1. [비즈니스 일반] "회신이 늦어진 점 진심으로 사과드립니다. 보내주신 메일은 잘 확인하였으며, 관련하여 검토가 다소 필요했습니다. 문의하신 내용은 [핵심 답변 내용]입니다." 이 표현은 신속하게 사과하고, 간결하게 이유를 설명하며, 바로 본론으로 들어가 상대방의 시간을 존중하는 모습을 보여줍니다.
2. [개인적인 관계, 오랜만에 연락 시] "답변이 늦어 정말 미안해. 정신없이 시간을 보내다 보니 연락을 바로 못 했네. 혹시 아직 괜찮다면, [본론 또는 다음 단계 제안]에 대해 이야기 나눠볼까 해." 개인적인 관계에서는 격식보다는 진솔함이 중요해요. 친근한 어조로 미안함을 표현하고, 관계를 이어가려는 노력을 보여주는 것이 좋습니다.
3. [긴급한 사안이었으나 지연된 경우] "답변이 늦어진 점 너그러이 양해 부탁드립니다. 급한 업무 처리로 인해 즉시 회신드리지 못했습니다. 보내주신 내용은 확인하였으며, [핵심 답변 또는 조치 내용]을 전달드립니다." 긴급한 상황이었음을 언급하며 양해를 구하고, 지연되었지만 조치가 이루어졌음을 명확히 전달하여 상대방의 불안감을 해소해 줄 수 있습니다.
4. [간결하고 명확한 사과] "늦게 답변드리는 점 양해 부탁드립니다. 보내주신 내용은 잘 받았습니다. [핵심 답변 또는 다음 안내]입니다." 이 표현은 최대한 간결하게 핵심만 전달하고자 할 때 유용합니다. 복잡한 설명 없이 사과와 함께 필요한 정보를 바로 제공하는 데 집중합니다.
5. [상대방의 기다림에 초점] "기다리게 해드려 죄송합니다. 답장이 늦었지만, 보내주신 내용은 꼼꼼히 확인했습니다. [핵심 답변 또는 질문에 대한 답변]입니다." 상대방이 느꼈을 '기다림'에 초점을 맞춰 공감하고 미안함을 표현함으로써, 더욱 진정성 있는 사과로 다가갈 수 있습니다.
이 외에도 다양한 상황에 맞춰 표현을 조금씩 변형하여 사용할 수 있습니다. 중요한 것은 진정성을 담아 예의를 갖추는 태도입니다.
💡 핵심 포인트: 상황과 상대방과의 관계에 맞춰 진솔하고 예의 바른 표현을 선택하는 것이 중요합니다.
📊 상황별 사과 표현 비교
| 구분 | 비즈니스 일반 | 개인적 관계 | 간결/명확 |
|---|---|---|---|
| 주요 초점 | 신속한 업무 처리 및 정보 전달 | 진솔함과 관계 유지 | 핵심 정보 전달 효율성 |
| 어조 | 정중하고 격식 있음 | 친근하고 솔직함 | 간결하고 명료함 |
| 포함 요소 | 사과, 간결한 이유, 본론 | 사과, 안부, 다음 단계 제안 | 사과, 핵심 정보 |
✨ 피해야 할 점과 센스 있는 팁
정중한 사과를 위해 알아야 할 점들이 있다면, 피해야 할 행동들도 분명히 존재해요. 잘못된 사과는 오히려 상황을 악화시킬 수 있으니 주의해야 합니다.
가장 먼저 피해야 할 것은 **지나치게 장황한 변명**입니다. 사과보다는 변명으로 들릴 수 있으며, 상대방은 당신이 책임을 회피하려 한다고 느낄 수 있어요. 또한, **책임 전가**는 절대 금물입니다. 다른 사람이나 외부 요인 탓으로 돌리는 것은 신뢰를 완전히 무너뜨릴 수 있습니다.
**모호하거나 불분명한 사과** 역시 좋지 않아요. "뭐 어쨌든 죄송합니다" 와 같은 태도는 진정성이 느껴지지 않죠. 마지막으로, **사과 후 약속 이행 실패**는 최악입니다. 신속하게 답변하겠다고 약속했다면, 반드시 지켜야 합니다.
이러한 실수들을 피하는 것 외에도, 몇 가지 센스 있는 팁을 활용하면 더욱 긍정적인 결과를 얻을 수 있습니다.
첫째, **개인화된 접근**입니다. 획일적인 메시지보다는 상대방과의 관계나 상황의 맥락을 고려하여 메시지를 조금씩 수정하는 것이 좋습니다.
둘째, **채널별 맞춤 대응**입니다. 이메일, 메신저, 전화 등 소통 채널의 특성에 맞게 어조와 표현 방식을 조절하는 것이 효과적입니다. 예를 들어, 메신저에서는 이모티콘을 활용하여 친근함을 더할 수도 있습니다. (단, 비즈니스 상황에서는 주의 필요)
셋째, **자동 응답 기능 활용**입니다. 부재중이거나 즉시 답장이 어려운 상황이라면, 자동 응답 기능을 설정하여 미리 양해를 구하고 복귀 후 신속하게 회신하겠다는 내용을 포함하는 것이 좋습니다.
이러한 팁들을 잘 활용한다면, 답장 지연으로 인해 발생할 수 있는 부정적인 영향을 최소화하고 오히려 관계를 더욱 발전시키는 계기로 만들 수 있을 거예요.
💡 핵심 포인트: 장황한 변명, 책임 전가, 모호한 사과는 피하고, 개인화된 메시지와 채널별 맞춤 대응으로 센스 있게 사과하세요.
📝 답장이 늦었을 때 정중하게 사과하는 방법 (단계별 가이드)
신속하게 사과하기
답장이 늦었음을 인지하는 즉시, 혹은 가능한 한 빨리 사과 메시지를 작성하세요. 시간이 지체될수록 부정적인 인식이 커질 수 있습니다.
⏱️ 소요 시간: 1-2분 | 💰 비용: 무료
간결하게 이유 설명 (선택)
지연 사유를 간단히 언급할 수 있습니다. 단, 변명으로 들리지 않도록 주의하며, 상황에 따라 생략하는 것이 더 나을 수 있습니다.
책임 인정 및 미안함 표현
자신의 지연임을 명확히 인정하고, 상대방이 기다렸을 시간에 대한 미안함을 진솔하게 표현하는 것이 중요합니다.
향후 개선 의지 전달
앞으로는 신속하게 소통하겠다는 의지를 간략하게 보여주세요. 이는 신뢰 회복에 긍정적인 영향을 미칩니다.
긍정적인 마무리
대화를 긍정적으로 마무리하세요. 다음 단계를 제안하거나, 감사 인사를 전하는 것도 좋은 방법입니다.
✅ 답장 지연 사과 체크리스트
🔍 사람들이 많이 묻는 질문
구글에서 '답장 늦었을 때 사과' 검색 시 자주 나오는 관련 질문들이에요.
❓ 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 답장이 늦었을 때 무조건 변명해야 하나요?
A1. 아니요, 변명보다는 간결하고 솔직하게 상황을 설명하거나, 혹은 변명 없이 진솔하게 사과하는 것이 더 나을 수 있습니다. 핵심은 상대방이 기다렸다는 점을 인지하고 미안함을 표현하는 것입니다.
Q2. 개인적인 관계에서도 격식 있는 사과 표현을 써야 하나요?
A2. 관계의 친밀도에 따라 조절하는 것이 좋습니다. 아주 가까운 사이라면 편안하고 진솔한 표현이 더 효과적일 수 있습니다. 하지만 기본적인 예의는 지키는 것이 중요합니다.
Q3. 이모티콘이나 GIF를 사용해도 괜찮을까요?
A3. 비공식적인 관계나 메신저 등에서는 긍정적인 효과를 줄 수 있습니다. 하지만 비즈니스 이메일 등 격식 있는 상황에서는 사용하지 않는 것이 좋습니다. 상대방의 성향과 상황을 고려하여 판단해야 합니다.
Q4. 답장이 늦은 이유를 구체적으로 설명해야 하나요?
A4. 반드시 그럴 필요는 없습니다. 복잡하거나 민감한 이유라면 간략하게 언급하거나 생략하는 것이 좋습니다. '개인적인 사정으로', '확인에 시간이 필요하여' 와 같이 포괄적으로 표현할 수도 있습니다.
Q5. 사과 후에도 답장이 늦으면 어떻게 해야 하나요?
A5. 추가적인 사과와 함께 예상되는 응답 시간을 구체적으로 안내하는 것이 좋습니다. '죄송합니다. 현재 [이유]로 인해 추가 시간이 소요될 것 같습니다. [예상 완료 시점]까지는 반드시 회신드리겠습니다.' 와 같이 소통을 이어가는 것이 중요합니다.
Q6. 답장 지연 사과 시 가장 중요한 것은 무엇인가요?
A6. 진정성 있는 태도와 상대방에 대한 존중입니다. 형식적인 사과보다는 진심으로 미안함을 표현하고, 관계 회복을 위한 노력을 보여주는 것이 중요합니다.
Q7. 비즈니스 메일 답장이 늦었을 때, 어떤 표현이 가장 좋을까요?
A7. "회신이 늦어진 점 진심으로 사과드립니다. 보내주신 메일은 잘 확인하였으며, 관련하여 검토가 다소 필요했습니다. 문의하신 내용은..." 과 같이 정중하고 명확하게 사과하며 본론을 전달하는 것이 좋습니다.
Q8. 답장 지연 사과 후, 상대방의 반응이 시큰둥하다면?
A8. 상대방의 감정을 존중하며 추가적인 소통을 시도해 볼 수 있습니다. "혹시 제 답변으로 불편하신 점이 있으셨다면 편하게 말씀해주세요." 와 같이 열린 태도를 보이는 것이 좋습니다.
Q9. 답장 지연 사과와 함께 어떤 내용을 전달하면 좋을까요?
A9. 사과 후에는 가능한 한 빨리 문의 내용에 대한 답변이나 필요한 정보를 전달하는 것이 좋습니다. 또한, 앞으로의 소통에 대한 긍정적인 기대를 심어주는 것도 효과적입니다.
Q10. 답장 지연이 잦을 경우 어떻게 해야 하나요?
A10. 소통 습관을 점검하고 개선하려는 노력이 필요합니다. 알림 설정, 업무 우선순위 조정, 혹은 자동 응답 기능 활용 등 구체적인 대책을 마련하고 실천해야 합니다.
Q11. 답장 늦었을 때 사과하는 것은 나의 가치를 떨어뜨리는 행동인가요?
A11. 오히려 그 반대입니다. 정중하고 진솔한 사과는 책임감과 상대방을 존중하는 태도를 보여주며, 이는 장기적으로 당신의 가치를 높이는 행동입니다.
Q12. 답장 지연 사과 메시지에 답장을 꼭 해야 하나요?
A12. 상대방이 사과 메시지를 보냈다면, 가능한 한 답장을 해주는 것이 좋습니다. "확인했습니다. 괜찮습니다." 와 같이 간단하게라도 답하면 관계를 원만하게 유지하는 데 도움이 됩니다.
Q13. 답장 지연 사과 시, '바빴다'는 이유만으로 충분한가요?
A13. 상황에 따라 다릅니다. 매우 바쁜 상황이었다면 간결하게 언급할 수 있지만, 이것이 반복되면 변명처럼 들릴 수 있습니다. 진정성 있는 사과와 함께 구체적인 답변을 제공하는 것이 더 중요합니다.
Q14. 답장 지연 사과 후, 상대방이 계속 재촉하면 어떻게 해야 하나요?
A14. 침착하게 상황을 다시 설명하고, 가능한 응답 시간을 명확히 안내하는 것이 좋습니다. "현재 [이유]로 인해 확인 중이며, [예상 완료 시점]까지 회신드리겠습니다." 와 같이 구체적인 정보를 제공하면 상대방의 불안감을 줄일 수 있습니다.
Q15. 답장 지연 사과 시, '미안하다'는 말을 몇 번 하는 것이 적절한가요?
A15. 한두 번으로 충분합니다. 반복적인 사과는 오히려 진정성을 떨어뜨리거나, 상대방을 불편하게 만들 수 있습니다. 핵심은 사과와 함께 구체적인 해결책이나 다음 단계를 제시하는 것입니다.
Q16. 답장이 늦었을 때, 긍정적인 상황 전환을 위한 팁이 있나요?
A16. 사과 후, 상대방에게 도움이 될 만한 정보나 자료를 함께 제공하거나, 향후 협업 제안 등을 덧붙여 긍정적인 분위기를 조성할 수 있습니다.
Q17. 이메일과 메신저, 어떤 채널에서 사과하는 것이 더 효과적인가요?
A17. 일반적으로 이메일은 격식 있는 사과에, 메신저는 비공식적이거나 빠른 소통에 더 적합합니다. 상대방과의 관계 및 상황의 중요도를 고려하여 채널을 선택하는 것이 좋습니다.
Q18. 답장 지연 사과 후, 상대방이 화를 내면 어떻게 대처해야 하나요?
A18. 상대방의 감정을 먼저 인정하고 경청하는 자세가 중요합니다. "많이 화나셨군요. 죄송한 마음입니다." 와 같이 공감하며, 차분하게 상황을 설명하고 해결책을 제시하는 것이 좋습니다.
Q19. 답장 지연 사과 시, '최선을 다하겠다'는 말은 효과적인가요?
A19. 상황에 따라 다릅니다. 구체적인 행동 계획이나 예상 완료 시점을 함께 제시하지 않으면 공허하게 들릴 수 있습니다. '최선을 다하겠다'는 말보다는 구체적인 약속을 하는 것이 더 신뢰를 줍니다.
Q20. 답장 지연 사과 후, 상대방이 답장을 하지 않으면 어떻게 해야 하나요?
A20. 상대방의 의사를 존중하는 것이 좋습니다. 추가적인 연락은 오히려 부담을 줄 수 있으니, 잠시 기다려 보거나 상황에 따라 다른 방식으로 접근하는 것을 고려해 보세요.
Q21. 업무상 답장 지연이 불가피할 때, 미리 알리는 방법은 무엇인가요?
A21. 부재중 자동 응답 기능을 설정하거나, 메신저 상태 메시지를 활용하여 답장이 어려운 상황임을 미리 알리는 것이 좋습니다. "현재 [이유]로 인해 즉시 답변드리기 어렵습니다. [복귀 시점] 이후 순차적으로 답변드리겠습니다." 와 같이 안내할 수 있습니다.
Q22. 답장 지연 사과 시, '기다려주셔서 감사합니다'라는 표현을 써도 되나요?
A22. 네, 좋습니다. 상대방이 기다려준 시간에 대한 감사함을 표현하는 것은 긍정적인 인상을 줄 수 있습니다. 사과와 함께 사용하면 더욱 효과적입니다.
Q23. 답장 지연 사과 후, 상대방이 먼저 답장을 하지 않으면 먼저 연락해야 하나요?
A23. 상대방의 반응을 보며 신중하게 결정해야 합니다. 너무 자주 연락하면 부담을 줄 수 있으니, 일정 시간이 지난 후 정중하게 다시 한번 확인하는 정도가 좋습니다.
Q24. 답장 지연 사과 시, '오해 없으시길 바랍니다' 와 같은 표현은 어떤가요?
A24. 상대방에게 책임을 전가하는 듯한 느낌을 줄 수 있으므로, 사용하지 않는 것이 좋습니다. 대신, 자신의 지연에 대해 명확하게 사과하는 데 집중하세요.
Q25. 답장 지연 사과 후, 상대방이 만족하지 못하면 어떻게 해야 하나요?
A25. 상대방의 불만족 이유를 파악하고, 추가적인 설명이나 조치를 제공할 수 있는지 확인해 보세요. 때로는 시간을 가지고 관계를 회복하는 것이 최선일 수 있습니다.
Q26. 답장 지연 사과 시, '이해해주셔서 감사합니다' 라는 표현을 써도 되나요?
A26. 상대방이 아직 이해를 표현하지 않았다면, 섣불리 사용하지 않는 것이 좋습니다. 사과와 함께 상대방의 양해를 구하는 표현이 더 적절합니다.
Q27. 답장 지연 사과 후, 상대방이 추가 질문을 하면 어떻게 해야 하나요?
A27. 성실하게 답변하는 것이 중요합니다. 가능하다면 최대한 빠르고 정확하게 답하여 신뢰를 회복하는 기회로 삼으세요.
Q28. 답장 지연 사과 시, '죄송하지만' 이라는 표현을 써도 되나요?
A28. '죄송하지만' 뒤에 오는 말은 변명이나 이유 설명으로 이어질 가능성이 높습니다. 가급적 '죄송합니다' 와 같이 직접적인 사과 표현으로 시작하는 것이 좋습니다.
Q29. 답장 지연 사과 후, 관계 회복을 위해 추가로 할 수 있는 것은 무엇인가요?
A29. 이후 꾸준히 신속하고 성실하게 소통하며 신뢰를 쌓는 것이 중요합니다. 때로는 작은 선물이나 감사 표현 등으로 관계 개선의 노력을 보여줄 수도 있습니다.
Q30. 답장 지연 사과 시, 상대방의 이름을 부르는 것이 좋을까요?
A30. 네, 좋습니다. 상대방의 이름을 부르는 것은 메시지에 개인적인 느낌을 더하고, 더욱 정중하고 신경 쓴다는 인상을 줄 수 있습니다.
📖 참고 자료 및 출처
- Harvard Business Review. (2018). How to Apologize When You’re Late Responding to an Email.
- Forbes. (2022). How To Respond When You Take Too Long To Reply To An Email.
- ZDNet. (2021). The importance of response times in customer service.
- Indeed. (n.d.). How to Apologize for a Late Response.
- hbr.org: https://hbr.org/
- forbes.com: https://www.forbes.com/
🎯 핵심 요약 (3줄 정리)
- 정중한 사과 표현은 답장 지연으로 인한 관계 악화를 막고 신뢰를 회복하는 필수 요소입니다.
- 핵심 요소는 신속성, 명확한 사과, 간결한 이유 설명(선택), 책임 인정, 개선 의지이며, 상황별 맞춤 표현 사용이 중요합니다.
- 진정성 있는 태도와 상대방 존중을 바탕으로, 장황한 변명이나 책임 전가를 피하고 센스 있는 팁을 활용하여 건강한 소통 관계를 만들어나가세요.
답장이 늦었을 때 정중하게 사과하는 방법을 익히는 것은 비즈니스와 개인 관계 모두에서 필수적입니다. 이 글에서 제시된 5가지 표현과 핵심 요소, 그리고 다양한 팁들을 활용하여 답장 지연으로 인한 어색함과 오해를 해소하고, 더욱 긍정적이고 신뢰받는 소통을 이어가시길 바랍니다. 지금 바로 실천하여 관계를 더욱 돈독하게 만들어보세요!
⚠️ 면책 문구
이 글은 답장이 늦었을 때 쓰는 정중한 사과 표현에 대한 일반적인 정보 제공 목적으로 작성되었어요. 제공된 정보는 특정 상황에 대한 완벽한 해결책을 보장하지 않으며, 개인의 상황에 따라 달라질 수 있어요. 중요한 의사 결정 전에는 반드시 전문가와 상담하세요. 필자는 이 글의 정보로 인한 어떠한 손해에도 책임지지 않아요.
📅 최초 작성일: 2025년 12월 30일 | 마지막 업데이트: 2025년 12월 30일
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